浙高教学会［2006］1号 各高等学校、市教育局：
接中国高等教育学会《关于委托承办2006年秋季全国高教仪器设备展示会的函》（高学会［2006］1号），“2006年秋季全国高教仪器设备展示会”暨“中国国际仪器设备展示会”将于2006年10月在我省宁波市举办，由我会承办。为更好地组织和完成这项工作，我会制订了详细的工作方案，并决定成立2006年秋季全国高教仪器设备展示会筹备工作领导小组，全面负责秋展会的组织和协调工作；领导小组下设筹备办公室，具体负责展会的准备工作和展会期间的日常管理（详见附件）。
2006年秋季全国高教仪器设备展示会是我会成立以来承担的最大规模的展示活动，是展示我省高等教育教学成果和学习省外、国外先进经验的良好契机，必将推动我省高校技术装备的发展和办学水平的整体提升。省高教学会实验室专业委员会要全力以赴协助我会做好展会各项工作；各高校要高度重视本次展会，在组织好本校及人员积极参展的同时，要在人力、物力和财力上尽最大可能为展会提供支持，协助我会努力承办好本次全国性展会。 二OO六年四月十八日 附件一 2006年秋季全国高教仪器设备展示会筹备工作领导小组成员名单 组 长：郑继伟 浙江省教育厅副厅长
副组长：俞丹桦 宁波市人民政府副秘书长
方永平 浙江省教育厅高教处处长
李五一 浙江省高教学会实验室工作专业委员会常务副理事长
黄士力 宁波市教育局副局长
施建国 浙江省教育装备和勤工俭学管理中心主任
成 员：项小仙 浙江省教育厅高教处副处长
胡赤弟 宁波市教育局高教处处长
张建国 宁波市教育局学校装备与电化教育中心主任
钱爱民 宁波市江东区政府副区长
陆斐璋 浙江省高校实验室工作研究会顾问
赵 伐 宁波大学副校长
应 敏 浙江万里学院副院长
李维维 宁波工程学院副院长
陈学才 公安海警高等专科学校副校长
朱向荣 浙江大学宁波理工学院副院长
领导小组下设筹备办公室：
主 任：方永平（兼）
常务副主任：陆斐璋
副主任：项小仙 陈金才 黄世钧 郑春龙
成 员：汪进前 许洪光 邢根溪 刘君强 沈国芳
陈国和 陆国栋 赵杭生 陶洪海 程 刚
蒋联海 朱永飞（兼秘书） 孙健（兼秘书） 附件二 2006年秋季全国高教仪器设备展示会筹备工作方案 一、前言。
近年来，高校不断加大投入，购置大量先进的仪器设备装备实验室，用以提高学校整体办学水平。与此同时，教学仪器的生产厂商也在不断开发产品的新功能，提高产品的质量，以适应高校教育事业迅速发展的需要。
为推动全国高等教育技术装备工作的发展，全面反映国内外教学仪器设备的最新水平和科研成果，为供需双方创建一个信息交流、产品推介、开拓商机的广阔空间，中国高等教育学会决定于2006年10月在浙江省宁波市举办“2006年秋季全国高教仪器设备展示会”暨“中国国际仪器设备展示会”，并委托浙江省高等教育学会承办。
二、筹备组织机构及工作职责。
成立展会筹备工作领导小组和筹备办公室（名单同上）。领导小组全面负责秋展会的组织和协调工作，筹备办公室具体负责展会的准备工作和展会期间的日常管理。
筹备办公室具体工作职责：
①根据组委会和筹备领导小组的意见、要求，落实展会的各项工作，决策展会期间的重大事项；
②制定下属工作小组的工作职责，负责领导、协调各工作小组工作，调配各小组工作人员；
③制定财务管理制度，监管和控制财务收支，协助组委会编制、审定展会的预、决算；审批各项经费支出。
④及时向主办方（中国高教学会，技术物质中心）通报情况，及时协商，沟通信息，解决筹备工作中出现的问题；
⑤分阶段召开工作会议，检查落实各小组的工作进度，协调整个筹备工作有 计划地进行
⑥完成展示会的工商登记注册，税务登记工作。
⑦负责与宁波市及展馆所在地政府部门的联络、沟通。
筹备办公室下设九个工作小组：
（1）秘书组组长：沈国芳 副组长：陆国栋 杨永德
具体工作职责：
①负责起草会议文件、通知。
②编制汇总会议资料。
③草拟展示会代表须知，服务指南。
④安排组委会确定的各类会议及宣传工作，召开代表团团长会议
⑤负责安排各级领导的接待，活动及接送工作。
⑥制定大会开幕典礼及晚宴议程。
⑦办理信函，来电，传真和电子邮件的收发及日常工作。
⑧编制本小组的经费预算。
（2）生活组组长：郑春龙 副组长：许洪光 沈佐湘 高云飞
具体工作职责：
①会同旅行社与宾馆签订用房，用餐协议。同时随时与各省市的展会联络员联系沟通，及时掌握入住代表的信息，包括人数，到达时间，地点，批次。落实接站，接机等计划。
②切实做好驻地代表报到，入住资料发放工作，宾馆负责人有突发事件（如用房、用餐）的处置权，并事后向会务组汇报。
③负责安排落实供需双方参会代表的住宿，宾馆用餐，场馆用餐事宜。
④负责各宾馆接待和管理工作，组织各宾馆负责人的前期培训工作。
⑤统计汇总各宾馆当天的住宿，用餐人数清单并做好一天一清，签字生效后交财务总结算。
⑥协助安全保卫组做好各宾馆的安全保卫（包括卫生，食品安全）工作及医疗工作。
⑦编制本小组的经费预算。
（3）资料组组长：汪进前 副组长：段贻民 杨政 冯建新
具体工作职责：
①设计，制作参会代表的证件，纪念品，包括代表证，开幕式请柬，胸卡，晚宴请柬，用餐卷，快餐卷，用车证，停车证等。
②向展会会刊提供资料。
③所有会议资料，会刊等的发放工作。（会同各宾馆负责人）
④编制本小组的经费预算。
（4）财务组组长：邢根溪 副组长：赵年忠 丁伟立 金伟林
具体工作职责：
①具体负责编制展会的预算，决算。
②负责收取并管理会议的各项费用，提供会议所需的各项单据。
③负责各宾馆有关费用的结算事宜。
④接受财务审计工作。
⑤审查票据及财务流程的合法性。
（5）交通组组长：陈国和 副组长：季永清
具体工作职责：
①负责编制整个展会的用车计划，经费预算。
②根据用车计划，负责调配展会期间的各类车辆，保证接送站，各宾馆用车，宴会用车，领导用车，临时用车等的需要。
③安排落实展会期间全省各地参展人员的车辆停放。
④组织落实接站人员的前期培训工作，包括与住地宾馆负责人的联系、协调工作。
⑤统计最终用车清单，协助财务结算。
⑥协助当地公安交警做好交通安全，人员安全工作。保证安全、及时、畅通。
⑦制定交通的应急方案。
（6）安全医疗保卫组组长：陶洪海 副组长：胡野 应航 周瑞孝许复贞
具体工作职责：
①组织培训安全员。
②负责督促、协助展馆的安全人员落实展馆的安全、保卫、卫生等工作。
③办理相关许可证的申领工作。
④协助交通组做好场馆、住地等的交通安全工作。
⑤协助生活组搞好各代表住地宾馆、展馆的食品卫生，争取做到餐餐取样，封样，确保饮食安全。协助卫生防疫部门协调卫生防疫及食品安全。
⑥编制本小组的经费预算。
（7）展馆服务组组长：赵杭生 副组长：吴元炎
具体工作职责：编制全组的经费预算。
（一）场地
①根据招商组的招商场地划分，配合展馆方面，完成展会的布展场地（摊位）的搭建。
②协助参展商搞好展会的布展工作，协调参展商的进出次序。
③会同物资中心搞好展厅内外宣传牌，广告，标语等的策划，安排，安装工作。
④统计汇总除场地费，摊位搭建费以外的各类开支清单，协助财务结算。
⑤协助交通组，安全保卫组和展馆方搞好展馆内外的保卫工作。
（二）货运
①负责供方展品的到达及安置工作，是展品安全，准确，及时到位。需要车辆运送，装卸，起重等条件的要及时解决。
② 从撤展开始，安排好车辆及时完成供应商展品的装车工作，保证撤展的有序进行。
③ 统计最终的业务清单，协助财务结算。
④ 负责部分参展商的参展产品的代收，储存，代发及结算工作。
（8）参观接待组组长：刘君强 副组长：胡惠君 朱永飞 方乐平 尤小军 王世来 沈红卫 陈英才 梁惠
具体工作职责：
① 制定10月16日，17日上午参观计划。
② 根据计划落实有关省内外高校参观展会的时间，人数，行车线路，保证展会的有序进行。
③ 做好参会人员的（免费）午餐供应工作。
④协助交通组，安全组做好当天外地车辆的停放工作。
⑤编制本小组的经费预算。
（9）票务组组长：程刚 副组长：朱永法 季振国
具体工作职责：
①协助做好与会代表的返程票的预订工作，尽量做到当地出票，现场取票。
②详细了解展会期间宁波、杭州、舟山、温州等地的火车车次、飞机航班、轮船船期等信息，汇总成册，在展会前提供给代表参考。
三、筹备工作计划。
（一）正式成立秋展会注册机构。（2006年3月）
1、做好秋展会承办的各类文件申报，并获得相应批文。
2、完成工商、税务等机构的注册工作。
（二）完成各类展会合同的签订。（2006年7月）
包括展馆、宾馆、车队等需求合同的签订工作。
（三）正式启动筹备工作，明确各组工作职责。
1、 召开筹备工作领导小组会议，确定工作小组成员名单。
2、 在宁波召开工作小组成员全体会议，明确分工，细化各工作小组的工作职责，各组制订工作计划，（包括人员培训计划），并实地参观展馆等现场。（2006年4月22日）
3、 各小组分别走访辽宁、上海等省市高校研究会，了解相关工作流程，学习交流工作经验。（2006年4-5月）
4、 2006年5月，组团参加吉林省长春市2006年春季“全国高教仪器设备展示会”，现场学习、观摩展示会运作过程。
5、 2006年6月3-4日，召开各小组组长会议，汇报各小组工作计划，包括培训执行情况。
6、 7-9月，召开小组组长会议，检查工作紧张、组织落实情况。（北京中国高教学会，全国实验室工作研究会领导参加）
7、 9月初，召开组长会议，全面检查落实各项工作。根据人员培训计划，开展培训工作。
8、 10月9日-10月12日，召开组长会议，查漏补缺。10月12日正式进驻，全面开展工作。
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